Tata cara menggunakan email yang baik

Cara menggunakan email yang baik tidak bisa lepas dari kemajuan teknologi internet yang memberikan banyak hal dalam perkembangan cara pertukaran informasi. Memang teknologi internet dapat menghubungkan orang yang terpisah jarak yang sangat jauh. Salah satunya adalah dengan melalui email ini. Penyebaran informasi yang ada dapat dilakukan lewat email dan ini merupakan salah satu bentuk komunikasi dengan orang lain. Email dapat dikirimkan kepada siapapun dan dimanapun selama ia memiliki alamat email dan tidak harus bertemu langsung.

Email bisa diartikan sebagai tempat untuk saling berkirim kabar atau bertukar informasi. Email lebih mirip surat, hanya saja bila menulis surat kita membutuhkan jasa pos untuk mengirimkannya, sedangkan email dapat dikirimkan melalui jaringan internet yang tentu saja lebih cepat. Dalam hitungan detik, email yang kita kirim sudah bisa dibuka dan dibaca oleh penerima. Tingkat kecepatan inilah yang menjadikan email sebuah alat komunikasi yang digunakan banyak orang. Selain itu tidak ada biaya tambahan untuk mengirim internet karena sudah termasuk dalam berlangganan internet yang bisa digunakan untuk hal lain.

Etika menggunakna email

Dalam menggunakan email, tentu saja ada etika yang harus kita ketahui. Kemudahan yang kita peroleh dalam mengirim dan menerima email bukan berarti kita boleh tidak memperhatikan aspek etika. Berkirim email sama halnya dengan berkirim surat, jika tidak diperhatikan penulisannya maka bisa menyinggung atau menimbulkan kesalahpahaman. Banyak etika dan tata cara menggunakan email yang benar dan jika dilakukan dengan baik maka tidak mustahil banyak orang yang suka dengan anda. Bahkan email anda menjadi email yang ditunggu oleh para sahabat anda.

Tips menggunakan email

Anda dapat memperhatikan hal-hal berikut ini ketika menulis dan mengirim email:

1. Selalu perhatikan ejaan dan tanda baca anda pada saat menulis email. Jangan sampai anda menulis dengan huruf kapital secara keseluruhan karena itu menimbulkan kesan tidak ramah. Penerima pun akan mengira bahwa anda sedang marah kepadanya.
2. Jangan menulis email yang terlalu panjang karena akan membuat jenuh pembacanya. Jika ingin bercerita banyak, pecah email anda dalam beberapa buah. Kirimkan dalam waktu yang sedikit berjeda supaya email sebelumnya sempat terbaca.
3. Ketika anda mengirimkan file dengan menggunakan attachment, anda harus memperhatikan kemungkinan file tersebut tidak dapat didownload oleh penerima di seberang sana yang mungkin koneksinya pas-pasan. Cara yang terbaik adalah memecah file tersebut menjadi beberapa bagian. Hal ini dapat anda komunikasikan sebelumnya dengan si penerima email supaya sama-sama mudah.
4. Selalu isi bagian subyek atau judul email supaya penerima tahu garis besar isi dari surat anda.
5. Jika anda meneruskan (forward) email dari orang lain, sebaiknya anda sunting dulu dengan membuang bagian yang memuat email-email forward dan beberapa hal privasi lainnya yang mana belum tentu penerima email berhubungan dengan teman anda. Selain itu email anda akan terkesan bersih dan tidak compang camping.
6. Jangan membalas email dengan singkat jika teman anda sudah menulis email dengan panjang lebar dan cerita yang menarik. Ini akan menimbulkan kesan anda tidak menghargai teman anda.
7. Jangan mengirim email berisi penawaran produk atau hal-hal yang sama secara berulang-ulang karena hanya akan memenuhi kotak surat penerima dan belum tentu orang itu membutuhkan.
8. Jika sudah selesai menulis email, pastikan anda memeriksa setiap bagian penulisan. Hal ini dikarenakan ketika anda sudah mengirimnya, tidak akan bisa dibatalkan.

Fungsi/Kegunaan Email

Fungsi-fungsi email:

• Untuk mengirim surat/konten secara elektronik dengan cepat dan murah.
• Untuk mempromosikan barang dan jasa kepada pelanggan (email marketing).
• Akun email berguna selayaknya kartu identitas pada situs dan aplikasi yang mengharuskan penggunanya untuk mendaftar.

---

Gambaran singkat email:

• Email/e-mail/electronic mail atau surat elektronik adalah metode pertukaran pesan digital dari penulis untuk satu atau lebih penerima. Fungsi utama email adalah sebagai pengganti surat (dokumen) yang ditulis di kertas dengan tinta. Tujuan dibuatnya email adalah untuk menghemat kertas, waktu dan biaya.

• Pada awal-awal keberadaan email, pengirim dan penerima harus saling terhubung untuk dapat saling berkirim email, mirip seperti chat pada jaman ini, dengan sistem ini jangkauan email saat itu hanya meliputi jaringan lokal (intranet).

• Selanjutnya dikembangkan email dengan server dan client, email yang ditulis pengirim akan disimpan di server lalu email bisa diterima dan dibaca apabila penerima men-download email dari server, dengan sistem ini jangkauan email meluas hingga bisa mengirimkan email pada jaringan antar kampus, jaringan antar gedung, jaringan komplek industri hingga jaringan metropolitan.

• Saat kemunculan internet, teknologi email juga berkembang sehingga bisa mengirim dan menerima email melalui jaringan internet, tapi tetap hanya kalangan terbatas yang memakai email pada saat itu, karena memerlukan software email client berbayar (yang tidak murah) untuk menggunakan email.

• Pada pertangahan 1990-an webmail mulai diperkenalkan, yaitu email client berbasis web yang membuat pengguna email bisa menggunakan email tanpa harus mempunyai software email client di komputernya, cukup dengan web browser maka pengguna email bisa saling berkirim email.

• Webmail yang pada awalnya berbayar mulai ditawarkan secara gratis oleh Hotmail, langkah perusahaan yang kemudian dibeli oleh Microsoft itu membuat penyedia webmail lainnya mengikutinya. Banyaknya penyedia layanan email gratis membuat pengguna email terus bertambah.

• Pada akhir 1990-an email merupakan salah satu media pemasaran yang diminati, bersamaan dengan itu SPAM dan virus tumbuh menyebar, hingga sempat membuat banyak orang malas menggunakan email. Sejak saat itu untuk melakukan email marketing harus menggunakan provider khusus email marketing seperti AWeber supaya email tidak dianggap SPAM.

• Setelah era Dot-com bubble/boom pada tahun 2000, perusahaan bidang Internet yang masih bertahan dari “ledakan” mulai bangkit dan banyak bermunculan website dan aplikasi yang mengharuskan pengguna mendaftar dulu untuk mengakses/menggunakan layanannya, contoh website: blog, forum diskusi, web portal, e-commerce dan jejaring sosial, contoh aplikasi: chat, messenger dan game. Sejak itu akun email dianggap sebagai kartu identitas, sehingga menjadi kebutuhan esensial pengguna internet.

• Alamat email ditulis dengan username@namadomain.com, username/loginID itu seperti username pada umumnya dan karakter setelah “@” menunjukkan nama domain server (penyedia) layanan email. Berbagai penyedia layanan webmail populer adalah Gmail,Yahoo! Mail, Outlook.com dan mail.com.

Cara membuat email di YAHOO!

Di jaman teknologi informatika saat ini, email merupakan sebuah kebutuhan primer layaknya sebuah rumah (alamat rumah), sama halnya dengan nomor contact mobile (handphone) yang dulunya sebagai kebutuhan pelengkap, makin kesini nomor contact mobile sudah bisa dikatakan sebagai bagian dari identitas diri kita.

Begitu juga dengan alamat email, sejalan dengan semakin gemuruhnya perkembangan internet, email pun juga bergeser menjadi kebutuhan primer yang (harus) dimiliki setiap orang. Ada dua pilihan dalam membuat email, ada yang berbayar dan ada pula yang gratis, dan pada umumnya kebanyakan orang menggunakan yang gratis karena menghemat biaya, mudah digunakan, dan banyak fungsi-fungi (fitur) tambahan yang dimilki oleh email gratisan. Contoh penyedia layanan email yang gratis adalah yahoo mail, gmail, hot mail, ovi mail dll. Disini kita akan membahas cara membuat email pada yahoo mail.

Cara membuat email pada yahoo mail sungguh sangat mudah dan cepat, sekalipun kamu baru tahu apa itu email (karena saking mudahnya). Berikut langkah-langkah cara membuat email dengan benar, perhatikan dengan seksama.

1. Daftar
Pertama-tama kita menuju yahoo.com, setelah itu klik 'Buat Account' (perhatikan gambar di bawah).


2. lengkapi Data Diri
Isi dan lengkapi data diri (nama, jenis kelamin, tanggal lahir dan negara asal), lalu buat password yang rumit (kombinasi huruf, angka dan simbol kalau bisa) dan mudah diingat. Setelah itu alternative email (garis kotak biru) itu boleh diisi boleh juga tidak.

Selanjutnya buatlah secret question (pertanyaan rahasia/kemanan) dan sekaligus juga jawabannya, hal ini berfungsi apabila kamu lupa password email kamu ini, maka pertanyaan ini akan membantu mengidentifikasikan bahwa kamu memang pemilik alamat email ini dan kamu pun tetap bisa masuk ke dalam akun alamat email yang kamu buat.

Kemudian tulis code sesuai gambar (lihat garis kotak hijau muda di bawah), jangan lupa perhatikan huruf besar dan huruf kecil.

SARAN: Lebih baik catat password dan juga jawaban dari secret question ke dalam kertas lalu simpan baik-baik untuk jaga-jaga kalau kita lupa di kemudian hari (ingat! lupa itu sifat dasar dari manusia lho...)

Terakhir, cek sekali lagi data diri kita dan juga code pada gambar (garis kotak hijau muda). Apabila dirasa sudah lengkap dan benar klik 'Create My Account'.


Menurut pengalaman kesalahan biasanya terjadi pada penulisan code, jika salah maka akan muncul peringatan seperti gambar di bawah. Dan kita akan diminta kembali menuliskan code dengan benar.


Namun apabila semua sudah benar, maka kita akan diarahkan ke halaman seperti gambar di bawah ini. Halaman ini menunjukkan bahwa kita sudah berhasil membuat account email baru. Selanjutnya tinggal klik 'Continue/lanjutkan'.


3. Selamat! kamu sudah memiliki account email baru


Sekian langkah-langkah cara membuat email baru di yahoo mail, semoga info ini berguna dan bermanfaat. Jika ada yang ditanyakan, boleh tulis pertanyaan kamu di kotak komentar di bawah ini. :)